E-Rechnung, Datenschutz, der AI-Act, Security-Nachweise, Behördenfristen, Wissen an einzelnen Köpfen — der Druck trifft Abläufe, die noch in Mail, Excel und Portalen hängen. Wir bringen sie in Ordnung, automatisieren die Routine und bauen die passende KI-Assistenz — für Mittelstand und Kommunen. Die KI arbeitet vor, entschieden wird bei Ihnen.
Schriftliche Ersteinschätzung — Antwort in der Regel innerhalb von 2 Werktagen.
E-Rechnungspflicht, DSGVO, AI Act, NIS2, digitale Nachweise und Fachkräftemangel treffen auf Prozesse, die noch in E-Mail, Excel, PDFs und Portalen hängen. Für jedes dieser Themen gibt es einen schmalen Erst-Check mit Festpreis — über ein kurzes Formular, einen ausführlichen Fragebogen und ein Ergebnisgespräch zum einseitigen Maßnahmenplan mit Ampel.
Die XRechnung vom Lieferanten liegt als Anhang in irgendeinem Postfach — und beim Jahresabschluss fehlt sie. Wir bauen den Weg von Empfang über Prüfung und Freigabe bis zur Übergabe an Buchhaltung oder Steuerberatung. Ergebnis: ein Maßnahmenplan mit Ampel und Setup-Empfehlung.
Irgendwer im Team kippt gerade Kundendaten in ein KI-Tool — und niemand weiß es. Wir machen aus Datenschutz-Sicht sichtbar, welche Daten wohin fließen, und legen klare Tool-Regeln fest. Ergebnis: eine Datenfluss-Übersicht; AVV, DSFA und finale Freigaben bleiben bei Datenschutz und Recht.
Der EU AI Act verlangt Rollen, menschliche Aufsicht, Dokumentation und Kompetenz — die wenigsten Betriebe können das heute belegen. Wir strukturieren die KI-Nutzung pro Prozess: Rollen (Anbieter/Betreiber), Art.-4-Kompetenz und Zuständigkeiten. Ergebnis: ein KI-Inventar mit Prioritäten.
Der Fragebogen vom Großkunden liegt auf dem Tisch, die Antworten stecken in Mails, Köpfen und alten Dokumenten. Wir übersetzen Verantwortlichkeiten, Logs und Eskalationen in steuerbare Nachweisprozesse. Ergebnis: ein Nachweisordner, mit dem Sie antworten können.
Fristen, Formulare und Portale erzeugen Medienbrüche — im Betrieb wie in der Verwaltung. Wir bringen Förder-, Genehmigungs- und Behördennachweise fristgerecht in den Griff; für Kommunen werden digitale Eingänge zu steuerbaren Vorgängen. Ergebnis: Ihre Fristen und Zuständigkeiten auf einem Blatt.
Eine Person fällt aus, wechselt die Stelle oder geht in den Ruhestand — und wichtiges Prozesswissen kann plötzlich unzugänglich werden. Wir machen sichtbar, welches Wissen an Einzelpersonen hängt, wo es liegt und wie es kontrolliert gesichert werden kann. Ergebnis: Ihr größtes Wissens- und Vertretungsrisiko mit priorisierten Maßnahmen.
Was Checks nicht ersetzen: Steuer-, Rechts- und Zertifizierungsleistungen — dafür arbeiten wir mit Fachpartnern. Auf jeden Check kann ein Setup als Folgeoption aufsetzen.
Ob Mittelstand, Verwaltung oder Handwerksbetrieb: Die Arbeit ist da, aber sie hängt in Postfächern, Portalen und Köpfen fest. Finden Sie Ihre Ausgangslage — und den passenden Einstieg.
Zielgruppen
Belege, Freigaben, Fragebögen von Kunden, dazu Pflichtthemen von E-Rechnung bis KI: Die Geschäftsführung hängt in operativen Rückfragen, fürs Wesentliche bleibt der Feierabend. Typischer Einstieg: ein thematischer Check, dazu die Schulung fürs Team.
Digitale Eingänge sollen steuerbare Vorgänge werden, Fristen belegbar, Wissen auffindbar — bei knappem Personal und hoher Vertraulichkeit. Typischer Einstieg: digitale Nachweise ordnen, Wissensdialog fürs Haus — auf Wunsch komplett im eigenen Betrieb.
Kunden fragen nach Feierabend, das Team nutzt nebenbei längst KI-Tools, geschult wurde noch niemand. Typischer Einstieg: der Website-Bot, der einfache Fragen sofort beantwortet und Anfragen strukturiert übergibt — dazu die Schulung für den sicheren KI-Umgang.
Wenn zwei oder mehr dieser Signale zutreffen, lohnt sich ein Gespräch — die kostenlose Ersteinschätzung zeigt, wo der Hebel zuerst ansetzt.
Egal welches Modul: Wir bringen zuerst Abläufe, Datenflüsse und Freigaben in Ordnung — dann erst automatisieren wir oder setzen einen Assistenten darauf. Die Verantwortung bleibt bei Ihren Leuten; wir bauen die Struktur, damit sie schneller und belegbar entscheiden können.
Typisch bei einem Ordnungs- oder Diagnose-Projekt (Modul 01) liegt danach vor:
Ihrer größten Engpässe
Welches Tool sieht welche Daten
Wer entscheidet was
Mit dokumentierter Freigabe- und Nachweisstruktur
Monitoring und Weiterentwicklung
Passende Programme und nötige Unterlagen
Jedes Modul baut auf derselben Logik auf: Abläufe ordnen, Schutzbedarf klären, Freigaben definieren und erst dann automatisieren. Sie steigen dort ein, wo Ihr Engpass liegt — die Übergaben bleiben nachvollziehbar.
Vom ersten Überblick bis zum laufenden Betrieb: Wir bringen Abläufe, Zuständigkeiten und Nachweise in Ordnung — entlang der Leiter aus Check, Diagnose, Setup und Betrieb. Der Einstieg ist ein thematischer Check mit Festpreis: Fragebogen, Ergebnisgespräch, einseitiger Maßnahmenplan mit Ampel.
6 Checks · Festpreis-Einstieg
Wiederkehrende Büroarbeit — Belege erfassen, Dokumente ablegen, Sprachnotizen zu Aufgaben machen — übernehmen KI-Workflows mit menschlicher Freigabe: Die Routine läuft automatisch vor, Ihre Leute prüfen und geben frei. Läuft täglich produktiv im Eventbetrieb unseres Gründers in Cottbus.
Im Eigenbetrieb erprobt
Vom FAQ-Bot über den Lead-Bot bis zum Service-Bot: Einfache Kundenfragen beantwortet der Bot sofort aus freigegebenen Inhalten. Alles andere nimmt er strukturiert auf und übergibt es intern; verbindliche Zusagen bleiben bei Ihrem Team. Unser ProzessFabrik-Assistent läuft live auf dieser Seite.
Live testbar · 3 Reifegrade
Interne Dokumente, Richtlinien, Entscheidungen und SOPs werden im Gespräch auffindbar — jede Antwort mit Quellenbezug, passend zu Rolle und Berechtigung. Veraltetes bleibt als veraltet erkennbar, fehlendes Wissen wird als Lücke sichtbar statt erfunden. Betrieb nach Schutzbedarf, bis ins eigene Haus.
Wissen finden · Betrieb nach Schutzbedarf
Geplante persönliche KI-Assistenz ausschließlich für Geschäftsführung und Leitung: Der Prozess-Lotse soll mögliche Zusagen und Entscheidungen aus Meetings erkennen, sie mit ihrer Quelle verbinden und erst nach menschlicher Bestätigung eine private Wiedervorlage anlegen.
Validate-first · aktuell in Validierung
Check & Diagnose: Festpreis, verbindlich vor Beauftragung · Setup: Projektpreis · Betrieb: monatliche Pauschale, monatlich kündbar
Die Werkzeuge, die wir anbieten, laufen zuerst bei uns selbst: Im Alten Stadthaus Cottbus — dem Eventbetrieb unseres Gründers — verarbeiten KI-Workflows täglich Belege, Dokumente und Sprachnotizen, mit menschlicher Freigabe. Sie sprechen direkt mit dem, der diese Prozesse baut und betreibt — kein Vertrieb dazwischen.
Der Wissensdialog macht freigegebene Dokumente und Richtlinien auffindbar. Die geplante Prozess-Lotse-Ausbaustufe soll Wissen sichern, das erst während Meetings und Entscheidungen entsteht. Kontrollierte Automationen können bestätigte Ergebnisse anschließend in Abläufe überführen.
Dabei soll nachvollziehbar bleiben, woher eine Information stammt, wer sie bestätigt hat und ob sie noch gültig ist. Website-Bot, Wissensdialog und Prozess-Lotse bleiben getrennte Module mit einem Betriebsmodell nach Schutzbedarf.
Geplante Ausbaustufe: Mögliche Zusagen und Entscheidungen aus Meetings werden mit Quelle vorgeschlagen, vom Menschen bestätigt und als private Wiedervorlage nachgehalten — ohne Außenwirkung. Validate-first — aktuell in Validierung.
Einfache Kundenfragen beantworten, Anfragen strukturiert aufnehmen und intern weiterleiten. Vom FAQ-Bot bis zum Service-Bot — z. B. für Handwerk, Dienstleister, Selbstständige und Einzelhandel.
Freigegebene Dokumente, Richtlinien, Entscheidungen und SOPs mit Quellenbezug auffindbar machen — mit Rollen, Gültigkeitsstatus und sichtbaren Wissenslücken.
Reifegrade, Betriebsmodell und Details je Modul stehen auf den verlinkten Modulseiten. Erlebnisdemo: 30 Minuten, mit fiktiven Daten, nach Terminvereinbarung.
Die drei Wege, die ein Betrieb wirklich vor sich hat — ehrlich eingeordnet, mit Stärken und Grenzen.
| Tool selbst einführen | Klassische Prozessberatung | ProzessFabrik |
|---|---|---|
| Ihr Team führt neben dem Tagesgeschäft ein | Der Berater analysiert, die Umsetzung bleibt bei Ihnen | Wir analysieren, bauen und betreiben |
| Datenflüsse entstehen ungeplant | Datenflüsse stehen im Konzeptpapier | Datenflüsse werden geregelt: Rollen, Freigaben, Protokolle |
| Nach dem Kauf sind Sie auf sich gestellt | Nach dem Abschlussbericht sind Sie auf sich gestellt | Betrieb inklusive: Monitoring, Pflege, Nachschärfung |
| Sofort gestartet | Schnell beauftragt | Braucht ein Setup-Projekt — trägt dafür im Alltag |
Aus Eingang wird Struktur: KI bereitet vor, Menschen geben frei, Systeme werden sauber verbunden. Keine Außenwirkung ohne Entscheidung.
Nicht jedes Unternehmen braucht On-Premise. Aber jedes Unternehmen braucht Klarheit, welches Betriebsmodell zum Schutzbedarf passt.
Für öffentliche Inhalte ohne sensible Daten — kontrollierte Nutzung mit klaren Datenflüssen und Freigaben.
Dedizierte Umgebung auf EU-/DE-Infrastruktur — für Kontakt-, Lead- und interne Daten mit höherem Schutzbedarf.
Beim Kunden im Haus, wenn Schutzbedarf, Vorgaben oder kommunale Anforderungen es verlangen.
Kontrolle heißt auch: wieder rauskommen. Zu jedem produktiven Prozess gehören ein dokumentierter Wiederanlauf und ein Exit-Pfad — Ihre Daten und Konfigurationen bleiben in gängigen Formaten exportierbar. So bleiben Sie handlungsfähig, auch ohne uns, und vermeiden Abhängigkeiten, die sich später nicht mehr auflösen lassen.
Sie zahlen den Fördermittelberater nicht dafür, Ihr Vorhaben erst zu sortieren: Projektphasen, Kostenblöcke, passende Programmfamilien und die nötigen Unterlagen liegen nach der Diagnose fertig vor. Jede Diagnose enthält eine Fördermittel-Map.
Wir liefern Struktur und Unterlagenqualität; die verbindliche Prüfung übernimmt Ihr Fördermittelberater oder die zuständige Stelle. Keine Fördergarantie, keine Förder-, Rechts- oder Steuerberatung. Die Fördermittel-Map bezieht sich auf Unternehmensförderung; kommunale Förderlogik klären wir im Einzelfall.
Die relevanten Programmfamilien für Ihr Vorhaben — Fokus zuerst Brandenburg, Sachsen und Bundesprogramme. Und die ehrliche Aussage, wenn es gerade keine gibt.
Kostenblöcke, Projektphasen, Meilensteine und Vorhabenbeginn-Risiko in einem nachvollziehbaren Ablauf.
Unterlagenliste, technische Kurzbeschreibung und Prüffragen für Fördermittelberater und Fachpartner.
Nein — und auch kein Produkt von der Stange. Wir kombinieren etablierte Bausteine zu Workflows und Assistenten, die zu Ihrem Schutzbedarf passen. Der Fokus liegt auf dem Prozess, nicht auf einem einzelnen Tool.
On-Premise ist möglich, aber nicht immer nötig. Entscheidend ist der Schutzbedarf. ProzessFabrik prüft, ob Cloud, EU-Private oder On-Premise sinnvoll ist — und begründet die Wahl.
So sollte es niemand seriös versprechen. ProzessFabrik arbeitet auf DSGVO-konforme Umsetzung hin, strukturiert Datenflüsse, Rollen und Freigaben und bindet Datenschutz-, Rechts- und Security-Partner ein, wenn verbindliche Prüfung nötig ist.
Der EU-AI-Act verlangt seit Februar 2025 von allen, die KI einsetzen, eine ausreichende KI-Kompetenz ihrer Mitarbeitenden — verhältnismäßig zu Rolle und Einsatz, ohne Zertifikatspflicht. Wir vermitteln diese Kompetenz praxisnah und sensibilisieren zu Datenschutz und, wo nötig, NIS2. Rechtssicherheit versprechen wir dabei nicht: Verbindliche Prüfung und Zertifizierung laufen über spezialisierte Fachpartner. Details auf der Schulungsseite.
Nein. Ziel ist Entlastung, Vorarbeit, Strukturierung und bessere Übergaben. Menschliche Verantwortung und Freigabe bleiben Teil des Prozesses.
Kurze Anfrage über das Formular, dann ein ausführlicher Fragebogen über Ihren persönlichen Zugangslink, anschließend ein Ergebnisgespräch. Daraus entsteht ein einseitiger Maßnahmenplan mit Ampel-Bewertung und Setup-Empfehlung.
Check- und Diagnose-Preise sind Festpreise und werden vor Beauftragung verbindlich genannt — sie hängen von Größe und Systemlandschaft ab. Setups sind Projektpreise, der Betrieb ist eine monatliche Pauschale, monatlich kündbar. Die Ersteinschätzung kostet nichts.
Jede Diagnose enthält eine Fördermittel-Map mit Projektphasen, Kostenblöcken und passenden Programmfamilien. Wir verantworten Struktur und Unterlagenqualität — verbindliche Förderberatung und Antragstellung laufen über Fachpartner oder zuständige Stellen.
Ehrliche Antwort: Wir sind ein junges Unternehmen. Die Werkzeuge laufen täglich produktiv im Eventbetrieb unseres Gründers in Cottbus, und aktuell starten wir mit ausgewählten Pilotkunden — mit entsprechend viel Aufmerksamkeit pro Projekt.
Verbindliche Entscheidungen, Zusagen und alles mit Außenwirkung bleiben bei Menschen. Ein Website-Bot antwortet ausschließlich im vorab freigegebenen Rahmen — was darüber hinausgeht, nimmt er strukturiert auf und übergibt intern.
Zuerst wird geklärt, welche Daten überhaupt verarbeitet werden. Danach wird das Betriebsmodell gewählt: Cloud für öffentliche Informationen, EU-Private für Kontakt- und Lead-Daten, On-Premise für sensible Daten. Zum Setup gehören Auftragsverarbeitungsvertrag, definierte Speicher- und Löschregeln sowie geregelte Rollen und Zugriffe.
Der Betrieb ist eine monatliche Pauschale und monatlich kündbar. Zum Abschluss gehören eine dokumentierte Übergabe und die Herausgabe Ihrer Daten und der Dokumentation — nichts bleibt bei uns hängen.
ProzessFabrik ist gründergeführt: Analyse, Aufbau und Betrieb macht der Gründer selbst — Sie sprechen immer mit dem, der Ihre Prozesse kennt. Für Datenschutz, Recht und Steuern arbeiten wir mit festen Fachpartnern.
Die kostenlose Ersteinschätzung: kurz anfragen, wir antworten schriftlich — in der Regel innerhalb von zwei Werktagen. Danach empfehlen wir, wenn es passt, einen Check oder eine Diagnose.
Sagen Sie uns, wo es klemmt. Sie sprechen direkt mit dem, der die Prozesse baut — kein Vertrieb dazwischen. Keine Newsletter-Zwangsbeglückung, keine Weitergabe zu Werbezwecken.
Wir melden uns mit einer ersten Einschätzung — in der Regel innerhalb von zwei Werktagen.